Konferens- och eventplanering

– Det allra bästa är ju om man gör det man är bra på. En chef har inte nödvändigtvis kontakter, kunnande, eller ens intresset att arrangera en heldag eller flera för hela företaget med allt vad det innebär. En bra chef vet när man ska ta in hjälp. Och då finns vi där för att stötta en del eller ta hand om hela arrangemanget, berättar Klara-Maria Mach, grundare av Eventdagen.

Eventdagen föddes som ett komplement till konsultbolaget Entreprenörden som arbetar med att stötta och utveckla entreprenörer och företag. Entreprenörden driva av Klara-Maria.
– Vi fick uppdrag från våra kunder som hade behov av hjälp när det var dags för konferenser, teambuildning och andra företagsevent när allt drog i gång igen efter pandemin, förklarar Klara-Maria och fortsätter:
– Vi såg en stor efterfrågan av teambuildning där både kunskap och kul ingår. Då föddes idén med Eventdagen.

Eventdagen har bred erfarenhet av att organisera evenemang och kan hjälpa till med allt från att välja en lämplig plats till att ordna mat och dryck.
– Vi har koll på eventuella allergier så att alla får rätt mat, vi gör en detaljerad tidsplan, tipsar om packlistor som passar och ordnar med transporter. Bland annat …

En fördel med att anlita en arrangör som Eventdagen är att de kan hjälpa till att skapa en unik upplevelse för deltagarna.
– För att en konferens eller teambuildning ska bli lyckad behöver man tillföra både kunskap, utveckling och skratt, det ser vi till, säger Klara-Maria Mach och förklarar hur man jobbar:
– Vi ställer många frågor. Vad vill ni uppnå? Viket syfte har det här eventet? Sen ser vi till att alla förutsättningar finns och att allt flyter på. Vi försöker alltid förstå företaget och anpassar oss. Inget event är det andra likt.
– Vi arrangerar heldagar med föreläsare och aktiviteter – det ska vara kul, men man kan inte bara hyra en lokal, prata lite och sen köra en frågesport. Det gäller att hitta en balans och anpassa eventet efter både syftet och människorna, säger Klara-Maria.

Eventdagen kan bistå med hela upplägget eller delvis. Behövs det utrustning som bord, stolar, tallrikar, glas, ljud, ljus eller catering så är det inga problem.
– För oss är hållbarheten viktig, vi har köpt in konkurslager och återanvänder vår utrustning för allas bästa, förklarar Klara-Maria.

Ett lyckat event är en god investering för alla företag och organisationer.
– Nyckeln är att vara mån om sin personal, att värna om gruppandan och sammanhållningen. Mår personalen bra mår företaget bra. Och ett företag som mår bra har alla förutsättningar för att öka sina vinster, slår Klara-Maria fast.

– Man måste fokusera på rätt saker. Vi ser till att konferenser, teambuildning och alla våra event blir kvalitativa. Jag har stött på företag med runt 15 anställda där man egentligen aldrig pratat ordentligt med varandra. Då kan vi hjälpa dem att öppna upp och hitta varandra i nuet. Det är utvecklande att landa i sin arbetsgrupp, berättar hon.

Eventdagen arrangerar även möhippor och svensexor.
– Det är ofta gäng som ska hitta på något kul, där alla inte ens känner varandra. Där kan vi kliva in och hjälpa till att styra upp efter några samtal där vi får lära känna bruden eller brudgummen genom deras vänner. Då kan alla ha en kul dag utan att någon behöva hålla i alla trådarna, säger Klara-Maria.

Eventdagen ser alltid till vad som är bäst för kunden och tar in hjälp där det behövs. Man har ett brett nätverk av företag som har lokaler, restauranger, aktiviteter och annat.
– Vi har en hel lista på inspiratörer och föreläsare som vi kan boka till olika företag beroende på vad de vill uppnå. Vi samarbetar helst med företag från Uppsala och gärna med företag som drivs av kvinnor. Som tänker som vi, förklarar Klara-Maria.

Hon vittnar om den goda andan mellan företagen i Uppsala.
– I Uppsala hjälper vi gärna varandra, vi samarbetar och stärker varandra, det är roligt! Vi på Eventdagen ger gärna tillbaka till staden och är partner till bland annat IK Uppsala Fotboll som ger Uppsalas flickspelare möjligheten att utvecklas mot eliten på hemmaplan. Vi stöttar även arbetet med säkerhet för barn i förskolan.

Tips för en lyckad konferens

Syfte: Bestäm vad ni vill uppnå. Är det utbildning, att lösa en konflikt, att ta fram nya idéer eller planera en lansering? Planera utifrån syftet.
Välj plats: Behöver ni vara för er själva? Är ni beredda att åka långt? Vill ni sova över?
Vilka faciliteter behöver ni, teknik, handikappanpassning, parkeringsbehov? Och vilken budget har ni för detta?

Gör en tydlig tidsplan. Du kan nästan inte vara för detaljerad. Och det gäller att hålla planen. Inkludera pauser!

Informera i god tid: Se till att alla deltagare har all information de behöver. Överraskningar kan vara kul, men då ska de vara planerade.

Ha en plan B. Var beredd om det ösregnar och vi har planerat uteaktiviteter. Låt inte konferensen bli misslyckad om tekniken strular eller om föreläsaren sitter fast i trafiken.

Var positiv. Försök att lämna gamla surdegar hemma. Arbeta aktivt för att skapa en positiv atmosfär.

Följ upp. Samla in synpunkter från alla deltagare. Se till att dokumentera vad ni kommit fram till. Och att det faktisk sker.

Ta hjälp. Om ni inte råkar ha en konferensexpert bland personalen, så tveka inte att ta in hjälp för detta viktiga evenemang så ni får ut det mesta av det.

Eventdagen

Hemsida: eventdagen.se Mejl: event@eventdagen.se

Reklamartiklar på Hejauppsala.com
Dessa artiklar är reklamsamarbeten med spännande utvalda Uppsalaföretag.

Läs fler artiklar HÄR